CASE: Een gemeente 1

CASE: Een gemeente 1

Bekijk andere artikels

CASE: Een gemeente 1

Een gemeente – een voorproefje – deel één

Introductie

Gemeentes zijn complexe organisaties met een zeer breed dienstenpakket. Binnen het familiezorggebied is een van de afdelingen verantwoordelijk voor het welzijn van gezinnen die extra ondersteuning nodig hebben. De diensten van de afdeling worden geleverd door twee teams die werken vanuit twee locaties: een frontoffice en een backoffice. Frontoffice medewerkers hebben direct contact met de gezinnen. Het gaat dan bijvoorbeeld om psychologen en sociale pedagogen, terwijl de backoffice zorgt voor de juridische en adviserende diensten en de administratie.

Beide teams vielen onder het gezag van dezelfde manager, die oorspronkelijk verantwoordelijk was voor het frontoffice team, maar sinds kort ook voor het backoffice team.

 

De eerste uitdaging

Er waren een aantal managementproblemen met het vorige management in de teams en de nieuwe manager evalueerde de mogelijkheden om een beter presterend team te krijgen. Voorheen werd input gevraagd van de medewerkers, het management beoordeelde vervolgens wat noodzakelijk was en wat niet. Het gebruik van tevredenheidsonderzoeken was populair in de gemeente, maar hun vermogen om de betrokkenheid te verhogen of iets te veranderen bij de werknemers was zeer beperkt. De manager werd getriggerd door het feit dat het struqtures framework ervoor zorgt dat de medewerkers als eigenaars en experts van hun dagelijkse problemen gepositioneerd worden. Ze worden opgeleid om nieuwe, wendbare manieren te gebruiken om problemen snel aan te pakken en op te lossen. De verwachting was dat deze empowerment aanpak zeer gunstig voor het team zou zijn. Dat zou niet alleen een probleem oplossen, maar ook de organisatie leren hoe ze problemen in de verschillende sprints in de toekomst moeten oplossen. Wat naar verwachting een volledig nieuwe dynamiek teweeg zou brengen. De manager besloot daarop dat het de moeite waard was om struqtures te introduceren.

 

De oplossing

De struqtures- evaluatie brengt op basis van de 5*5 matrix precies in kaart wat de grootste hindernissen zijn, die verbetering in de weg staan. In dit geval werd besloten om met elk team twee parallelle processen door te voeren. Vandaar dat er twee struqtures team-evaluaties werden gemaakt.

 

Directe feedback

Kort nadat het proces was gestart, kregen we spontane feedback van een personeelsvertegenwoordiger en een gezondheids- en veiligheidsvertegenwoordiger. Vaak staan mensen in die rollen niet bekend om hun enthousiasme over managementinitiatieven. Ze zeiden echter allebei na de eerste workshop dat dit veruit de beste en meest relevante actie was die ze ooit gezien hadden en waar ze aan deelgenomen hadden. De twee mensen werden ambassadeurs van de methode en raadden aan om de methode ook in andere delen van de gemeente toe te passen. In dit proces, legden ze uit, hadden ze een stem en werden ze serieus genomen. “We krijgen de verantwoordelijkheid om op dit moment op te lossen wat voor ons het belangrijkst is, en we zijn verantwoordelijk voor het resultaat. We kunnen de manager niet vragen om al onze problemen op te lossen. Vaak zijn wij degenen die de details kennen en de kennis en macht hebben om ze op te lossen.”

Van de manager werd dezelfde soort feedback ontvangen. Ze had meteen opgemerkt hoe de teamleden tijdens het proces het heft in eigen handen namen. Het was hun resultaat, hun oplossing en ze waren er erg enthousiast over. Ze waren toegeweid aan de oplossingen en konden ze direct in de organisatie implementeren.

Kort na onze interventie in het eerste team, werkten we samen met het tweede team. De feedback die we kregen was zoals bij de eerste interventie. Ook met het tweede team werd een volledig nieuwe dynamiek gevonden en werden nieuwe niveaus van betrokkenheid bereikt. De afdeling was nu klaar voor stap twee. U kunt hierover lezen in deel twee van deze case study.

 

Copyright struqtures® 2021